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眉县众力工业气体有限公司主要生产经营标准气体、混合气体、高纯气体、检测仪器、气体检测和工业气体

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文件控制程序
发表时间:〖2020/2/24〗    浏览次数:〖2595

文件控制程序

QMS-CX -01 423

1.目的

    对质量管理体系所要求的文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。

2.范围

    适用于对质量管理体系所要求的文件控制。

3.职责

3.1  管理者代表负责组织《质量手册》的编写、审核,由总经理批准、发布。

3.2  管理者代表负责《程序文件》的批准、发布。

3.3  办公室负责组织编写《质量手册》、《程序文件》,以及它们的发放、更改控制和管理,并负责其他管理性文件编写、发放、更改控制,以及管理性文件的发放管理。

4   控制内容

4.1 文件的控制范围

4.1.1 管理性文件

a、《质量手册》、《程序文件》。

b、其他有关管理文件,如《设备保养制度》、《岗位任职要求》等。

4.1.2  技术性文件,如、《工艺卡》、《检验规范》等。

4.1.3  质量记录。

4.1.4  电子版的体系文件。

4.2  文件的编写、审核、批准、发放

4.2.1  管理者代表审核《质量手册》,批准《程序文件》。

4.2.2  总经理批准《质量手册》。

4.2.3  企业管理性文件由办公室组织编写、审核,管理者代表批准。

4.2.4  技术性文件由各相关部门编写、审核,工程师批准。

4.2.5  所有体系文件由办公室登记发放。

4.2.6  外来文件,如标准、法规等,由各相关部门识别,技术部(技术负责人)组织发放。

4.2.7   文件的发放应填写《文件发放、回收记录》。

4.2.8   使用文件的各个场所应确认得到相关文件的有效版本。

4.2.9  文件分“受控”“非受控”两大类。《质量手册》《程序文件》《管理制度》、《工艺卡》等在企业内属“受控”文件,发企业外有关部门的属“非受控”文件。受控文件在文件封面上盖“受控”章,并注明分发号,“非受控”文件不予标识和控制。

4.3   文件的评审

4 .3.1  管理者代表每年组织各相关部门进行一次文件评审,确定是否需要修改。若修改,按4.2规定重新办理手续。评审信息提交管理评审输入。

4.4   文件更改

4.4.1  文件在实施过程中发现需要更改时,由相关部门填写《文件更改通知单》,说明更改原因并报职能部门负责人审核,对重要的技术参数等还应附有充分证据。

4.4.2   更改后的文件审核、批准需经原审批人进行,当原审批人不在职时,由接替其岗位的人员进行。

4.4.3  同意更改的文件仍由原起草文件的部门实施更改,按4.2条规定办理手续,同时收回原版文件并予作废处置。

4.5  文件的换版与作废

4.5.1 文件经多次更改或需大幅度修改时,组织对文件进行换版。

4.5.2 作废文件由相应文件管理职能(办公室)部门收回,并在《文件发放、回收登记表》上登记。作废文件由文件办公室部门加盖“作废”印章,填写《作废文件销毁(留用)登记表》,经主管负责人批准后统一销毁或保留。如需保留的,经主管负责人批准后,文件加盖“保留”印章后存档,填写《文件归档登记表》。

4.6 文件及资料编号:

4.6.1 质量手册编号:

      QM/CX-2014             编制时间

                                 质量手册代号

 

4.6.2 程序文件编号:  QMS- CX -  □□ 

                                                 与标准条款对应号

                                                   流水号

                                                   程序文件代号

                                                   企业代号

4.6.3 管理、技术类:      GL- CXQT      -□□

 


                                                        流水号

                                                        企业代号

                                                        管理(技术、作业)文件代号

 

4.6.4 外来文件类:   WL  □□ -2014                 文件编制时间

                                                    流水号

                                                         外来文件代号

 

4.6.4 表单类编号:   JL  □□□——□□            流水号

                                                   与程序文件或标准条款对应号

                                                   表单代号

4.6.5 流水号:01-99,以各部门制订发行的先后顺序编号。

4.6.6 版本号:以数字A/0,A/1……A/0……顺序排列,版本A/0表示第一版,0次修改。版本A/1表示第一版,第1次修改。版本B/0,表示第二版,0次修改。

4.7   文件的保存和管理

4.7.1 文件经审核、批准后,原版文件送相应文件职能办公室门存档,同时填写《受控文件清单》,防止文件遗漏。

4.7.2  每次内部质量审核前,文件职能办公室门应会同相关部门全面检查各类文件的有效性,核查使用者手中的文件,发现问题应及时纠正、处理。

4.7.3   受控文件不得随意借给他人复印,一经发现,文件职能办公室部门立即将复印件追回销毁,
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